El futuro de los eventos

El futuro de los eventos

Por Luiz Bellini* 

Introducción

El informe “Freeman 2024 Event Organizers Trends Report” es un documento que, a partir de una investigación, analiza exhaustivamente las tendencias que están moldeando el escenario de los eventos, con un enfoque en organizadores, expositores y visitantes. Este artículo busca reunir los principales insights del informe y colaborar con el desarrollo de la industria de eventos, también conocida con el acrónimo MICE (Meetings-reuniones-, Incentives-incentivos, Conferences-conferencias, y Exhibitions-exposiciones).

La investigación incluye respuestas de 453 encuestados: 82% son organizadores de eventos, 8% trabajan en el área de atención al cliente, 7% en asociaciones y el 3% se identificaron como creadores de contenido. 68% son mujeres y 65% ocupan cargos directivos o C-Level[1].

Los temas principales abordan la evolución de las expectativas del público, la importancia de las nuevas generaciones, y los principales retos y oportunidades que enfrenta el sector; la investigación se realizó en los EE.UU., por lo que esto se debe considerar al interpretarla. 

Impacto de la Generación Z en el futuro cercano

Desde el principio, el foco está en la Generación Z[2]: Son los nuevos visitantes a eventos, y no está emergiendo, ya ha llegado. Ya ha superado a los Boomers[3] en la fuerza laboral en los EE.UU. y está moldeando tendencias, impulsando la innovación y redefiniendo lo que significa valor. Después de todo, son 17,5 millones de personas. Sin embargo, el mayor peso de la fuerza laboral recae en los Millennials[4], que totalizan 49,5 millones de trabajadores.

Estos números cambiarán en los próximos 5 años, con el peso de la Generación Z equiparándose a los Millennials, lo cual exigirá que la comunidad de eventos innove para alcanzar a esta generación emergente y diseñe experiencias para ellos, pues los valores y expectativas de los visitantes cambiarán radicalmente. La Generación Z, más enfocada en experiencias que en posesiones materiales, valora el equilibrio entre vida personal y trabajo, la flexibilidad y la adaptabilidad tecnológica.

Sin embargo, muchos eventos aún no se han ajustado a estos cambios marcados, lo que crea una desconexión entre lo que los organizadores ofrecen y lo que buscan los nuevos visitantes.

Contexto aún conservador para los organizadores

Los organizadores destacan la influencia de las tendencias del mercado y de la retroalimentación de los visitantes en la definición de los programas de sus eventos. Cerca del 73% de los organizadores afirman que la retroalimentación de los participantes es el factor más importante, seguido por las tendencias del mercado (68%). Sin embargo, a pesar de estos cambios, solo el 27% informa de una evolución dramática en sus eventos de una edición a otra, lo que sugiere que la mayoría de los organizadores se resiste a cambios sustanciales.

El informe Freeman denomina a los 27% que cambian drásticamente sus eventos como «Innovadores». Estos planean centrarse más en mejorar la experiencia de los participantes (40%) que en aumentar el número de visitantes (38%). «Vamos a seguir de cerca lo que están haciendo de manera diferente en relación con aquellos que informaron poca evolución en los eventos». 

Desafío de la rentabilidad y la atracción de más público

La investigación señala que para el 57% de los participantes, los principales retos que enfrentarán los organizadores de eventos en los próximos años serán aumentar la rentabilidad, y para el 49% será atraer más público. Es curioso que solo el 18% declare que el principal desafío corresponde a la elección del lugar del evento.

Por lo tanto, aunque la mayoría reconoce la importancia de mejorar la experiencia de los visitantes, también enfrenta el desafío de equilibrar las expectativas de estos con el control de costos, lo cual configura uno de los mayores obstáculos para los organizadores en los próximos años. 

Desalineación entre organizadores y expositores

Los visitantes no son los únicos que están cambiando sus intereses. Los expositores también están redefiniendo lo que significa valor, y la presión por entregar ese valor es mayor. Al fin y al cabo, están asumiendo el aumento de costos, lo que hace fundamental demostrar un retorno tangible sobre su inversión. Por ello, los organizadores de eventos deben cerrar la brecha entre las expectativas de los expositores y los resultados obtenidos.

La mayor diferencia en la percepción entre organizadores y expositores está en las «razones para participar o exponer en un evento». Mientras que el 95% de los expositores decide participar para «ampliar su red de clientes», solo el 59% está satisfecho con los resultados. Una diferencia similar entre expectativa y resultado también está en el objetivo de «awareness de marca/producto».

Un aspecto interesante sobre la relación entre organizadores y expositores está en el ámbito operativo, donde hay menos diferencias entre expectativas y resultados. Aunque los expositores clasificaron la facilidad logística durante el evento como el segundo tipo más importante de apoyo de los organizadores, preferirían recibir paquetes de participación, con todo incluido, para controlar mejor los costos y calcular mejor el retorno. Esto representa una oportunidad para que los organizadores reflexionen.

Otro punto destacado son las oportunidades de acciones antes y después del evento. Para los organizadores, las oportunidades de networking con los visitantes aumentan el ROI de los expositores. Esto es un hecho, pero los expositores declaran que obtendrían aún más valor si se relacionaran con los visitantes también antes y/o después del evento, no solo durante. Esto se puede generar, incluso, mediante soluciones digitales. 

La solución es innovar para sobrevivir

El informe concluye con un mensaje claro: los eventos que no sean imprescindibles para el público simplemente no sobrevivirán. El aumento de la selectividad de los participantes exige que los organizadores innoven, proporcionando experiencias que sean no solo relevantes, sino esenciales. Un consejo interesante para reflexionar es menos “happy hours”, clases en aulas, oportunidades de bienestar y regalos llamativos de marcas, y más encuentros temáticos, aprendizaje participativo, experiencias inmersivas y contenido para el desarrollo profesional.

Entre las recomendaciones para el futuro, se destaca la importancia de analizar profundamente las necesidades tanto de los visitantes como de los no visitantes, equilibrando valor y costos, además de dedicar esfuerzos para mejorar el networking y el uso de tecnologías para optimizar la operación y la experiencia de los eventos. El hecho es que el futuro pertenece a quienes tienen el coraje suficiente para abrazar y defender el cambio. 

*Luiz Bellini es director general de RX México.

*Luiz Bellini es director general de RX México.
Turismo de reuniones generará derrama económica

Turismo de reuniones generará derrama económica

Por Luiz Bellini*

La industria de ferias y exposiciones en México es un sector clave que no solo impulsa la economía local, sino que también genera un impacto significativo en diversas áreas. En este artículo, exploraremos la derrama económica generada por estos eventos, presentaremos datos del mercado y proporcionaremos ejemplos concretos que ilustran su alcance. 

Contexto del mercado de ferias y exposiciones

Según la Secretaría de Turismo de México, la industria de reuniones y eventos representa casi el 1.63% del PIB nacional[1] y podría generar hasta el 1.8 %. El año pasado, sumó más de 300 mil eventos, más del 11% con respecto al 2022, que propiciaron una derrama cercana a 14 mil pesos por asistente. Se calcula que en el 2023 se alcanzó los niveles del 2019, con una derrama de más de 119 mil 963 millones de pesos; para fin del 2024 se prevé rebasar tales cifras.

Este sector, que incluye congresos, convenciones y exposiciones, atrae turistas que gastan entre 850 y 2,200 dólares, cifra superior a la del turista tradicional, que dispone entre 400 y 500 dólares[2]. Además, genera más de un millón de empleos directos e indirectos[3], además de que los asistentes a uno de estos eventos, se quedan casi 1.94 noches más después de los trabajos[4] 

Impacto de la derrama económica

La derrama económica de estos eventos se puede medir en términos directos, indirectos e inducidos. Los directos incluyen el gasto de los asistentes durante el evento, como en hospedaje, alimentos y compras. Por ejemplo, durante las festividades en la Ciudad de México en 2024, la derrama económica alcanzó los 1.1 millones de dólares, beneficiando a más de 206 mil negocios y generando empleo para cerca de 1.4 millones de personas.

Un ejemplo específico es el de los eventos organizados por RX México. En 2023, sus exposiciones generaron una derrama económica de 4.2 mil millones de dólares, según cifras de inversión de sus 70 mil asistentes. Eventos como Expo Nacional Ferretera, Expo Seguridad México, Expo Beauty Show e IBTM Americas no solo atrajeron una gran cantidad de participantes, sino que también han tenido un impacto económico considerable en sus respectivas industrias. 

Ejemplos Concretos por Tipo de Evento

En recintos como Centro Citibanamex, se estima que cada visitante gasta en promedio entre 3,000 y 5,000 pesos en hospedaje, transporte, alimentos y compras. Una feria que atrae a 15 mil visitantes puede generar una derrama directa superior a los 3 millones de dólares.

Otro ejemplo es el de la celebración del Día de Muertos en varias regiones del país, SECTUR proyecta una derrama económica de 2.1 millones de dólares por consumo turístico entre el 27 de octubre y el 2 de noviembre[5], con la participación de 2.3 millones de turistas. Este evento, además de atraer turistas nacionales e internacionales, beneficia a sectores como la hotelería, los restaurantes y el comercio local.

Los eventos corporativos, como conferencias y congresos, suelen atraer a un público con mayor poder adquisitivo. Los participantes en estos eventos gastan en promedio un 94% más que un turista común[6]. Esto significa que una conferencia con 2,000 asistentes puede inyectar alrededor de 1 millón de dólares en la economía local. 

Beneficiarios de la derrama económica

Los beneficios de la derrama económica no se limitan a los organizadores o expositores de los eventos. Esta abarca una amplia variedad de sectores y grupos.

Empresas locales como restaurantes, hoteles, centros comerciales y tiendas se benefician directamente por el incremento en el flujo de visitantes. Negocios como cafeterías, panaderías y tiendas de souvenirs experimentan un aumento significativo en sus ventas gracias a los turistas.

El mayor consumo durante estos eventos también resulta en un incremento en los ingresos fiscales para los gobiernos locales, a través de impuestos sobre ventas, hospedaje y otros servicios.

Además, grandes eventos generan empleo temporal en áreas como seguridad, limpieza y atención al cliente, lo que representa una fuente de ingresos adicional para muchas personas. También fomentan el desarrollo social y cultural, mejorando la calidad de vida en las comunidades anfitrionas.

La derrama económica generada por exposiciones y eventos es un indicador crucial de la salud económica del país. Más allá de los números, promueven un crecimiento sostenible en las comunidades que los acogen. Entender la magnitud de esta derrama es fundamental para apreciar la importancia de la industria de ferias y exposiciones en México. 

*Director general de RX México. Tiene más de 20 años de experiencia en eventos, marketing, comercio electrónico y comunicación. Graduado en Relaciones Internacionales, tiene un MBA y una extensión ejecutiva en Marketing Digital y Emprendimiento Tecnológico.

Turismo de reuniones generará economía
Cómo genera empleo la industria de reuniones y eventos

Cómo genera empleo la industria de reuniones y eventos

Por Luiz Bellini*

La industria de ferias y exposiciones en México es un sector clave que no solo impulsa la economía local, sino que también genera un impacto significativo en diversas áreas. En este artículo, exploraremos la derrama económica generada por estos eventos, presentaremos datos del mercado y proporcionaremos ejemplos concretos que ilustran su alcance. 

Contexto del mercado de ferias y exposiciones

De acuerdo con la Secretaría de Turismo de México, la industria de reuniones y eventos representa aproximadamente el 1.63% del PIB nacional[1] y podría generar hasta el 1.8 %. El año pasado, sumó más de 300 mil eventos, creció 11% más con respecto al 2022, que propiciaron una derrama cercana a 14 mil pesos por cada asistente. Igualmente, se calcula que en el 2023 se alcanzaron los niveles del 2019, ya que se registró una demanda de más de 119 mil 963 millones de pesos; para finales del 2024 ya se prevé rebasar tales cifras.

Cabe señalar que los eventos de este sector, que incluye congresos, convenciones y exposiciones, atraen turistas que gastan entre 850 y 2,200 dólares, una cifra considerablemente superior a la del turista tradicional, que gasta entre 400 y 500 dólares[2]. Además, genera más de un millón de empleos directos e indirectos[3], y es de destacar que los asistentes a un evento de esta naturaleza, se quedan en promedio 1.94 noches más después de las actividades propias[4].

Impacto de la derrama económica

La derrama económica de un evento de esta categoría se puede medir en términos directos, indirectos e inducidos. Los efectos directos incluyen el gasto de los asistentes durante el evento, como en hospedaje, alimentos y compras. Por ejemplo, durante las festividades en la Ciudad de México en 2024, la derrama económica alcanzó los 1.1 millones de dólares, beneficiando a más de 206 mil negocios y generando empleo para cerca de 1.4 millones de personas.

Un ejemplo más específico es el de los eventos organizados por RX México. En 2023, sus exposiciones generaron una derrama económica de 4.2 mil millones de USD, según las cifras de inversión de los 70 mil asistentes. Eventos como Expo Nacional Ferretera, Expo Seguridad México, Expo Beauty Show e IBTM Americas no solo han atraído una gran cantidad de participantes, sino que también han tenido un impacto económico considerable en sus respectivas industrias. 

Ejemplos concretos por tipo de evento

En recintos como Centro Citibanamex, se estima que cada visitante gasta en promedio entre 3,000 y 5,000 pesos en conceptos como hospedaje, transporte, alimentos y compras. Una feria que atrae a 15 mil visitantes puede generar una derrama directa superior a los 3 millones de dólares.

Otro ejemplo de evento es la celebración del Día de Muertos en varias regiones del país, del cual SECTUR proyecta una derrama económica de 2.1 millones de dólares por consumo turístico entre el 27 de octubre y el 2 de noviembre[5], con la participación de 2.3 millones de turistas. Este evento, además de atraer turistas nacionales e internacionales, beneficia a sectores como la hotelería, los restaurantes y el comercio local.

Por otro lado, los eventos corporativos, como conferencias y congresos, suelen atraer a un público con mayor poder adquisitivo. Los participantes en estos eventos gastan en promedio un 94% más que un turista común[6]. Esto significa que una conferencia con 2,000 asistentes puede inyectar alrededor de 1 millón de dólares en la economía local. 

Beneficiarios de la derrama económica

Los beneficios de la derrama económica no se limitan a los organizadores o expositores de los eventos. Esta abarca una amplia variedad de sectores y grupos.

Empresas locales como restaurantes, hoteles, centros comerciales y tiendas se ven directamente beneficiadas por el incremento en el flujo de visitantes. Negocios como cafeterías, panaderías y tiendas de souvenirs experimentan un aumento significativo en sus ventas debido a la llegada de turistas.

El mayor consumo durante estos eventos también resulta en un incremento en los ingresos fiscales para los gobiernos locales, a través de impuestos sobre ventas, hospedaje y otros servicios.

Además, grandes eventos producen empleo temporal en áreas como seguridad, limpieza y atención al cliente, lo que representa una fuente de ingresos adicional para muchas personas. Estos eventos también fomentan el desarrollo social y cultural, mejorando la calidad de vida en las comunidades anfitrionas.

La derrama económica generada por exposiciones y eventos es un indicador crucial de la salud económica del país. Más allá de los números, estos eventos promueven un crecimiento sostenible en las comunidades que los acogen. Entender la magnitud de esta derrama es fundamental para apreciar la importancia de la industria de ferias y exposiciones en México.

*Director General de RX México. Tiene más de 20 años de experiencia en eventos, marketing, comercio electrónico y comunicación. Graduado en Relaciones Internacionales, tiene un MBA y una extensión ejecutiva en Marketing Digital y Emprendimiento Tecnológico.

[1] https://n9.cl/7zd7g

[2] https://n9.cl/lgz4u

[3] https://n9.cl/e924m

[4] https://n9.cl/88480

[5] https://n9.cl/02mie

[6] https://n9.cl/rhi9t

Cómo genera empleo la industria de reuniones y eventos
¿Cuánto vale el mercado global de la industria de reuniones?

¿Cuánto vale el mercado global de la industria de reuniones?

Por staff de redacción IBTM Americas.
Definitivamente el año 2023 ha representado un despegue para la industria de reuniones, una vez que los efectos de la pandemia disminuyeron, y los organizadores, participantes, proveedores y todos los profesionales del sector empezaron a diseñar nuevas fórmulas de negocio y aprovechar lo que aprendieron y aplicaron a marchas forzadas para sobrevivir, combinándolo con el conocimiento tradicional.
El panorama luce atractivo y los cálculos son alentadores. Hay expertos que pronostican1 que para el año 2031 el mercado mundial de eventos corporativos (los cuales involucran a un profesional y a una entidad corporativa en un lugar y hora predeterminados) tendrá un valor de USD $ 1,095.900 millones, registrando una tasa compuesta anual del 10.5%, a partir del año 2021, cuando el valor se calculó en USD 286.309 millones.

El mercado mundial de eventos corporativos está segmentado por tipo de evento, de plataforma, industria y región. Por tipo de evento, el mercado se clasifica en conferencias/seminarios, ferias/exposiciones comerciales, programas de incentivos, reuniones de empresa y otros. Según el tipo de plataforma, se fragmenta en evento físico, evento virtual y evento híbrido.
Atendiendo al factor de la industria, se divide en servicios financieros (banca y seguros), tecnologías de la información, bienes raíces e infraestructura, automotriz y otros. En cuanto a las regiones, el mercado se ha dividido en América del Norte, que comprende a los EE. UU., Canadá y México; Europa, cuyos principales jugadores son Alemania, Francia, Reino Unido, Italia, España, Rusia y Países Bajos; Asia-Pacífico, en donde destacan Japón, China, Australia, India, Corea del Sur, Tailandia y Singapur.
Independientemente de la especialidad de un evento, lo cierto es que los avances tecnológicos juegan un papel relevante en la industria de reuniones. Por ejemplo, las conferencias y seminarios se han transformado con la introducción y el uso la última tecnología; seguramente tenemos en la memoria cuando los organizadores de eventos solicitaban un retroproyector para ilustrar las presentaciones. Ahora, la conectividad inalámbrica permite mostrar presentaciones dinámicas, con audio y video en vivo, que se han vuelto indispensables para el crecimiento y la productividad de las organizaciones de todo el mundo.

Sin embargo, tampoco se puede dejar de lado que la dinámica de los eventos, a partir de la pandemia, tuvo que adaptarse a nuevas condiciones y a desarrollar nuevos formatos, dentro de los que destacan precisamente el híbrido, que ya mencionamos. Es tal su importancia que, según Harvard Business Review, alrededor del 50% de los asistentes a eventos corporativos han aceptado que el esquema híbrido será el ideal para organizar y asistir a eventos, ahora, y en el futuro.

De hecho, se calcula que, globalmente, más del 50% de las empresas incrementaron sus eventos híbridos desde el 2021, y se espera que haya un aumento en el uso de tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA), la Realidad Aumentada (AR) y la Realidad Virtual (VR), que impulsarán la demanda de eventos virtuales e híbridos.
Igualmente, se espera que aumentará la cantidad de eventos tradicionales, como seminarios, ferias comerciales, exhibiciones, programas de incentivos y exposiciones comerciales, pero se impulsarán eventos de formatos innovadores, como conferencias silenciosas, almuerzos en clubes y eventos basados en proyectos. Además, la mayor competencia en el mercado de servicios de eventos como resultado de la presencia de un gran número de competidores, contribuirá notablemente al crecimiento del sector.
¿Qué más puede haber en el mercado de la industria de reuniones? La respuesta seguramente la encontrarás en IBTM Americas, donde los principales actores del sector tendrán un encuentro de negocios para intercambiarán prácticas profesionales y actualizarse en cuanto a lo que ofrece la proveeduría de servicios, productos y tecnología.

La industria de reuniones enfrenta la falta de recursos humanos competentes

La industria de reuniones enfrenta la falta de recursos humanos competentes

Por staff de redacción IBTM Americas

¿Hacia dónde se dirige la industria global de reuniones después de la COVID? Sin duda, a partir de la pandemia los hábitos de los asistentes y organizadores han tenido que modificarse y adaptarse. Y, aunque hoy día existen personas considerando el organizar eventos presenciales, existen asistentes que sopesan la posibilidad de unirse mejor a un encuentro en línea a causa de la facilidad que este tipo de eventos implica.

De hecho, cerca del 38% de asistentes1 dicen que pensarían asistir a menos eventos B2B debido a la posibilidad de interactuar en línea; el 55% de los asistentes dijo que exhibir en un evento es demasiado costoso y no hay suficiente ROI; el 29% mencionó a la COVID como un factor disuasivo; el 22% cree que los canales digitales ya están cubriendo sus necesidades sin tener que encontrarse cara a cara; mientras que el 21% piensa que los eventos de compradores alojados uno a uno encajan mejor.

Esto apunta a una reconfiguración de la industria. Estamos viendo cómo está renaciendo la actividad y las empresas están experimentando con otras modalidades; por ejemplo, encuentros “VIP” para convocar a sus clientes actuales e invitar a los potenciales con un costo menor a lo que implica exhibir sus productos y servicios en una exposición.

Sin embargo, lo cierto es que la industria reconoce que es difícil reemplazar al “cara a cara”, y progresivamente los organizadores descubrirán nuevas fórmulas para seguir atrayendo a los asistentes y convocando a los expositores; seguramente se apoyarán en avances tecnológicos y diseñarán nuevas estrategias con mayor creatividad para traer de vuelta al público y hacer negocios en persona.

Pero hay otro factor que se está revelando2 y ha tomado por sorpresa a los organizadores que quieren regresar a una normalidad igual o parecida a la que había antes de la pandemia: la escasez de mano de obra y nueva fuerza laboral de carácter eventual. Debido a los despidos de los dos últimos años, hay una eventual escasez de mano de obra especializada, ya que la fuerza laboral, al ser despedida de esta industria, tuvo que buscar otros caminos en otras, incluso con mejores condiciones.

Este panorama se refleja en el hecho de que los organizadores profesionales podrían no contar con profesionales de experiencia probada, por lo que tienen que esperar a que los “nuevos” se adapten y aprendan a ejecutar múltiples tipos de eventos, con más formatos que antes, al tiempo que encuentran la mejor forma de aprovechar los avances tecnológicos del sector.

Hemos atestiguado cómo los organizadores tuvieron que “convertirse” en virtuales para no desaparecer por completo, y luego cómo han tenido que diseñar esquemas híbridos que combinan las características de los eventos presenciales y los virtuales para tratar de no perder audiencia, e incluso aumentarla.Sin embargo, fue un cambio que exigió una respuesta rápida y los organizadores, junto con sus equipos, tuvieron que encontrar la forma de aprender y experimentar nuevos formatos con tecnología que no dominaban del todo.

De hecho, una encuesta reciente3 arrojó como resultado que el 78% de los planificadores de reuniones, junto con sus equipos, no están satisfechos con las respuestas de los proveedores, el tiempo de respuesta, entre otros elementos, principalmente en hoteles y otros lugares para eventos. Pareciera que la curva de aprendizaje bajo las nuevas condiciones ha sido muy pronunciada.

Esas son algunas de las nuevas condiciones con las cuales están lidiando los organizadores día a día. Soluciones a esta y a otras situaciones que los profesionales de los eventos enfrenta, podrán conocerse y compartir en la próxima cita de IBTM Americas. Habrá que conocer las nuevas recomendaciones.